Het automatiseren van bedrijfsprocessen is de afgelopen jaren steeds populairder geworden. Bedrijven willen steeds vaker hun activiteiten stroomlijnen en de efficiëntie van dag tot dag taken verhogen. Het gebruik van geautomatiseerde processen biedt unieke mogelijkheden om de bedrijfsvoering met enorme mate te vergroten. Maar wat voor processen komen nu in aanmerking voor automatiseren en hoe implementeer je dergelijke structuur in een organisatie? In dit artikel onderzoeken we deze vragen, nemen we een kijkje naar de verschillende mechanismen om automatisering uit te voeren en welke voordelen een organisatie kan verwachten bij het kiezen van een dergelijke strategie.

Identificatie van ideale processen om te automatiseren in een bedrijf

Niet alle bedrijfsprocessen kunnen worden geautomatiseerd en het is voor een bedrijf cruciaal om vast te stellen welke processen goede kandidaten zijn. Denk hier vooral aan repetitieve, tijdrovende en foutgevoelige processen. Deze kunnen vaak goed geautomatiseerd worden. Dit kan met behulp van een online infrastructuur zoals integratie in een nieuwe of bestaande website of webapplicatie in combinatie met een database. Door terugkerende handelingen en taken te automatiseren en in uw website te integreren, hebben werknemers meer tijd om zich te concentreren op werk dat kritisch denken en creativiteit vereist. Maar welke processen komen goed in aanmerking voor automatisering? In deze paragraaf onderzoeken wij er een aantal.

Gegevensinvoer is een proces dat zich goed leent voor automatisering. Deze is vaak repetitief en tijdrovend, waardoor het een ideale kandidaat is voor automatisering. Automatisering van gegevensinvoer elimineert de noodzaak van handmatige gegevensinvoer, waardoor de kans op fouten afneemt en de nauwkeurigheid toeneemt. Hierdoor zal de werkdruk van het personeel ook verminderen, waardoor ze zich kunnen concentreren op andere belangrijke taken.

Facturering is een ander proces dat zich goed leent voor automatisering. Facturatie kost veel tijd en is ook zeer foutgevoelig als het handmatig wordt gedaan. Automatische facturering genereert facturen op basis van gegevens aangeleverd door klanten in combinatie met product en financiële gegevens vooraf vastgesteld in bedrijfssystemen. Naast het reduceren van foutgevoeligheid vereenvoudigt deze strategie ook het betalingsproces. Klanten ontvangen direct hun factuur, kunnen zo eenvoudiger te betalen en bedrijven kunnen betalingen eenvoudiger kunnen volgen.

Salarisadministratie is een ander proces dat zich goed leent voor automatisering. Salarisautomatisering elimineert de noodzaak van handmatige loonverwerking en vermindert het risico op fouten. Salarisautomatisering kan ook de nauwkeurigheid verbeteren en zorgt ervoor dat werknemers op tijd worden betaald. Hierdoor neemt werknemerstevredenheid ook toe wat op de lange termijn weer administratieve kosten kan besparen.

Klantenservice is een klassiek voorbeeld van een cruciaal maar extreem tijdrovend en kostbaar proces. Automatisering van de klantenservice door het implementeren van onder andere chatbots en gebruik van vooraf opgestelde oplossingen voor veel voorkomende problemen elimineert de behoefte aan menselijke klantenservice, verhoogt de nauwkeurigheid en verkleint de kans op fouten. Daarnaast scheelt dit enorm in personeelskosten.

Rapportage is een klassiek proces dat in aanmerking komt voor automatisering. Geautomatiseerde rapportgeneratie elimineert de noodzaak voor handmatige generatie, waardoor fouten worden verminderd en nauwkeurigheid wordt vergroot. Daarnaast is een computer veel beter in staat gegevens te verzamelen, te analyseren en te verwerken tot rapportage in een veel kortere tijd. Het automatiseren van dit proces zorgt op deze manier ervoor dat gegevensanalyse en besluitvorming verbeteren door nauwkeurig en tijdig gegevens te verstrekken.

De overstap naar automatisering maken: Een gids voor het implementeren van automatisering in uw bedrijf

De overstap naar automatisering kan een ontmoedigende taak zijn, vooral voor kleinere bedrijven. Om de voordelen van automatisering te realiseren, moet een bedrijf eerst vaststellen welke processen kunnen worden geautomatiseerd en een plan ontwikkelen om dit te doen. Hier moet het plan rekening houden met de benodigde technologie en infrastructuur, het gegevensbeheer en het opleiden van personeel.

Stap 1

De eerste stap bij het adopteren van automatisering is het identificeren van de juiste technologie en infrastructuur. Dit omvat het kiezen van de juiste software en hardware en ervoor zorgen dat de netwerkinfrastructuur nieuwe technologieën en processen kan ondersteunen. De technologie moet betrouwbaar, veilig en schaalbaar zijn, zodat het bedrijf in de loop van de tijd kan groeien en groeien. In vele gevallen kan er al gekozen worden van een onlineoplossing. Zo kunnen veel processen in een nieuwe of al bestaande webomgeving geïntegreerd worden.

Stap 2

De tweede stap is het garanderen van de nauwkeurigheid en veiligheid in gegevensbeheer. Gegevensbeheer is cruciaal voor het succes van automatisering. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun gegevens nauwkeurig, up-to-date en veilig opgeslagen worden. Dit vereist de implementatie van een robuust gegevensbeheersysteem dat grote hoeveelheden gegevens aankan om deze criteria te garanderen. Datamanagementsystemen zoals databases moeten ook schaalbaar zijn om toekomstige groei op te kunnen vangen.

Stap 3

De derde stap is de training van werknemers om voor te bereiden op nieuwe bedrijfsprocessen. Training van personeel is van cruciaal belang voor het succes van automatisering. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun werknemers worden opgeleid in nieuwe technologieën en processen, zodat ze klaar zijn voor de toekomst. Dit betekent dat ze uitgebreide trainingen krijgen over software en hardware, maar ook over geautomatiseerde processen. De opleiding van werknemers moet een vaste rol spelen in de organisatie om hen op de hoogte te houden van de nieuwste technologieën en best practices.

Stap 4

De vierde stap bij het adopteren van automatisering is het afwegen van de kosten en baten. De introductie van automatisering vereist aanzienlijke investeringen in technologie en infrastructuur. De voordelen van automatisering op de lange termijn wegen echter zwaarder dan de kosten. Zoals omschreven in dit artikel, kan automatisering de werkdruk van werknemers aanzienlijk verminderen, de nauwkeurigheid en efficiëntie verbeteren en belangrijke processen stroomlijnen. Deze voordelen kunnen leiden tot hogere productiviteit, hogere klanttevredenheid en hogere winstgevendheid wat meegenomen moet worden in een kosten en baten afweging.

Onder de motorkap: een duik in de mechanismen van automatisering

Automatisering heeft een revolutie teweeggebracht in de manier waarop bedrijven werken. Maar wat gebeurt er achter de schermen? Vanuit technologisch oogpunt werkt automatisering door een digitale workflow te creëren die handmatige processen vervangt. In dit gedeelte gaan we dieper in op hoe automatisering werkt en welke onderdelen hierbij komen kijken.

Database: gegevensopslag en -beheer
Databases vormen de ruggengraat van automatisering. Het slaat alle gegevens op die een bedrijf nodig heeft om te functioneren; van klantinformatie tot financiële gegevens. Databases moeten veilig en schaalbaar zijn en grote hoeveelheden gegevens kunnen verwerken. Databases dienen ook eenvoudig toegankelijk te zijn, zodat werknemers snel de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben.

Workflow: geautomatiseerde processen in actie
Een ‘workflow’ is het onderdeel in een proces waar de daadwerkelijke automatisering plaatsvindt. Geautomatiseerde processen draaien op de achtergrond, zodat medewerkers zich kunnen concentreren op andere taken. Door middel van automatisering kunnen bedrijven eenvoudig de voortgang volgen, wijzigingen aanbrengen en de resultaten in ‘realtime’ volgen. Workflows moeten flexibel en aanpasbaar zijn, zodat het bedrijf zich kan aanpassen aan veranderende behoeften en in de loop van de tijd kan evolueren.

Integratie: de onderdelen verbinden
Het laatste stukje van de puzzel is integratie. Automatisering moet naadloos aansluiten op de bestaande technologie en infrastructuur van een bedrijf. Dit omvat websites of webapplicaties, databases en alle andere systemen of tools die door het bedrijf worden gebruikt. Integratie stelt bedrijven in staat om de voordelen van automatisering te maximaliseren door gebruik te maken van bestaande technologieën en infrastructuur.

Maximaliseren van de voordelen van automatisering voor het MKB

MKB-ondernemingen spelen een vitale rol in de wereldeconomie en stimuleren innovatie en het scheppen van banen. Maar zoals elk bedrijf staan MKB’ers voor uitdagingen en moeten ze zich voortdurend aanpassen om concurrerend te blijven. In dit hoofdstuk onderzoeken we de vele voordelen van procesautomatisering voor het MKB en waarom deze investering de moeite waard is.

Verhoogt de efficiëntie en verminder fouten
Automatisering helpt bedrijven de efficiëntie te verhogen door processen te stroomlijnen, de tijd die nodig is om taken uit te voeren te verminderen en het risico op fouten te minimaliseren. Geautomatiseerde processen zijn snel, consistent en betrouwbaar, waardoor werknemers zich kunnen concentreren op waardevollere taken en er tijd vrijkomt voor andere activiteiten en creatief nadenken. Door het aantal fouten te verminderen, helpt automatisering bedrijven bovendien om hoge kwaliteit en consistentie in hun activiteiten te garanderen, wat van cruciaal belang is voor klanttevredenheid.

Grotere klanttevredenheid en groter marktaandeel
Automatisering kan ook de klanttevredenheid verbeteren door snelle, efficiënte en betrouwbare service. Geautomatiseerde processen hebben snel toegang tot klantinformatie, beantwoorden vragen en lossen problemen op. Zeker met de opkomst van artificiële intelligentie (AI) ziet men steeds meer slimme tools en mogelijkheden om klanten en de mensheid in het algemeen zeer snel en accuraat te ondersteunen. Dit resulteert in een betere klantervaring, wat bedrijven helpt de klantloyaliteit te vergroten en zo het marktaandeel te vergroten.

Lagere arbeidskosten en betere schaalbaarheid
Automatisering verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar verlaagt ook de arbeidskosten door repetitieve en tijdrovende taken te automatiseren. Dit stelt bedrijven in staat middelen efficiënter toe te wijzen aan activiteiten met een hogere waarde voor de organisatie. Bovendien kan automatisering bedrijven helpen hun structuur eenvoudiger en efficiënter op te schalen terwijl ze groeien en uitbreiden. Dit is vooral belangrijk voor het MKB, dat vaak moet concurreren met grotere organisaties met minder middelen tot hun beschikking.

Betere gegevensbeveiliging en compliance
Uiteindelijk kan automatisering de gegevensbeveiliging verbeteren en naleving van de branche waarborgen. Geautomatiseerde processen zijn ontworpen om veilig te zijn, met krachtige functies voor gegevensbescherming en privacy. Bovendien kan automatisering bedrijven helpen om te voldoen aan wetgeving, branchevoorschriften en -normen met betrekking tot gegevensprivacy en -beveiliging, zoals ISO-standaarden en algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit is vooral belangrijk voor bedrijven die actief zijn in sterk gereguleerde sectoren zoals de gezondheidszorg, financiële en juridische dienstverlening.

Conclusie